Bedrijven die overstappen van papieren facturen naar elektronische facturen blijken dubbel voordeel te hebben. Zij kunnen jaarlijks een enorme besparing realiseren én zij ontvangen sneller geld op hun facturen.
E-facturen besparen de verzender € 2,50 en besparen de ontvanger € 10,00 per factuur. Als alle 400 miljoen papieren b-to-b facturen die jaarlijks in Nederland worden gemaakt, elektronisch verzonden zouden worden levert dat het bedrijfsleven een mogelijke besparing van 5 miljard euro per jaar op.
E-facturen worden gemiddeld 7 dagen sneller betaald dan papieren facturen omdat e-facturen direct in de boekhouding kunnen worden verwerkt en dus ook direct betaalbaar zijn. E-facturen worden ook sneller betaald omdat deze geregistreerd en officieel zijn.
Acceptatie
Steeds meer bedrijven accepteren elektronische facturen, mits deze geschikt zijn voor verwerking in de boekhouding. Een echte e-factuur bestaat uit meer dan een plaatje. De factuurdata moeten ook digitaal beschikbaar zijn om deze op dezelfde manier als bankmutaties in de boekhouding te importeren.
Ervaringen
Register.nl onderzocht de ervaringen van bedrijven met e-facturen. Van de in december 2009 verzonden e-facturen werden zowel de verzenders als de ontvangers benaderd met een vragenlijst.
1. Negen van de tien bedrijven accepteren e-facturen. De meeste bedrijven hebben zelfs een voorkeur voor het ontvangen van elektronische facturen omdat deze niet handmatig hoeven te worden verwerkt, maar direct in de boekhouding verwerkt kunnen worden. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
2. Bedrijven realiseerden verlagingen van het uitstaande debiteurensaldo tot 25%.
3. Verzenders noemden als belangrijkste voordelen van het overstappen van papieren facturen naar e-facturen: kostenbesparing, snelheid en klanttevredenheid.
4. Ontvangers van e-facturen noemden als belangrijkste voordelen: tijdsbesparing, zekerheid over de afzender, direct betalen mogelijk door online bankopdrachten.